Як написати діловий лист англійською

Бізнес передбачає обмін ідеями, думками, пропозиціями. Потреби партнерів, клієнтів, підприємств задовольняє діловий лист. Документація має правила оформлення. В бізнес-комунікації допоможуть уроки англійської мови онлайн індивідуально, на яких можна дізнатися про правила планування й збору інформації, структуру документа, форматування, відповідний стиль мовлення, граматику.

Збір інформації та планування

Створенню документа передує визначення мети. Діловий лист передає інформацію, пояснює, переконує у необхідності дій, закликає до рішення. Відповідно до мети підбирається стилістика і формат. Діловий лист пишуть в офіційному стилі з використанням усталених фраз.

Форматування й структура

Діловий лист містить: 

• ім’я та адресу отримувача;
• дату;
• електронну адресу;
• привітання;
• головну частину, яка передає основний зміст звернення;
• підсумок;
• підпис та ініціали відправника. 

Форматування тексту передбачає оформлення у відповідному вигляді за шириною, шрифтом, відстанню між рядками, вирівнюванням.

Використання правильного писемного мовлення

Діловий лист не повинен містити помилок. Це вияв поваги до адресата і свідчення самоповаги адресанта. Потрібно оформити документ згідно з вимогами формального стилю і використовувати мовні вирази. Звернення повинно бути чітким, лаконічним, без зайвих складних конструкцій і незрозумілих слів. Це забезпечує взаєморозуміння і пришвидшує надсилання відповіді.

Уважність до деталей

У створенні ділового листа варто звертати увагу на дрібниці на кшталт розділових знаків чи вживання правильної літери. Від цього залежить правильне розуміння адресатом викладеної інформації. Щоб лист прийшов вчасно і за правильною адресою, необхідно перевірити правильність її написання. Дотримання формату, зокрема постановка абзаців, виділення ключових думок, полегшить сприйняття інформації.

Використання відповідних виразів та прикладів

Наявність фраз ввічливості свідчить про професійність. Не варто перенасичувати діловий текст «будь ласка», «просимо вас», «дякую» тощо. Помірно вжиті етикетні вирази викликають повагу і бажання співпрацювати. Для полегшення розуміння варто наводити приклади, особливо, якщо в листі вживаються терміни й складні конструкції. Варто докласти зусиль, щоб спростити складну інформацію.

Завершення та підпис

Кінцівці ділового листа необхідно приділити не менше уваги, ніж початку. На завершення будуть доречними фрази ввічливості, звертання, вияв пошани і надії на плідну співпрацю. Діловий лист підписують ініціалами й повним іменем, яке наводиться в дужках. Це необхідно, щоб співрозмовник міг вільно звертатися, надаючи відповідь або спілкуючись у подальшому. 

Перевірка та відправка

Перед надсиланням листа необхідно перевірити, чи не допущені граматичні, лексичні, пунктуаційні помилки. Якщо електронний документ призначається для кількох адресатів, важливо встановити, чи немає огріхів в адресі поштової скриньки. Це забезпечить вчасне надходження листа й надання відповіді, а також продуктивну співпрацю.

Післявідправний процес

Коли документ відправлено, варто регулярно перевіряти стан електронної скриньки. Це дасть можливість оперативно прочитати відповідь і вчасно відреагувати на неї, що сприяє оптимізації бізнес-процесів. Варто поліпшувати знання з англійської мови і практикуватися у створенні документів описаного типу.

Для ефективної комунікації в бізнесі необхідно правильно створювати діловий лист: відбирати найважливішу інформацію, слідкувати за правильністю писемного мовлення, використовувати фрази ввічливості.